Creación de la Base de Datos
Una vez que tenemos el concepto y el diseño de la Bases de Datos, procedemos a crearla en el aplicativo Microsoft Access 2010.
Pasos ingresar a la aplicación
- Ir a botón de inicio del Sistema Operativo Windows.
- Seleccionar todos los programas
- Buscar la carpeta de Microsoft Office.
- Seleccionar Microsoft Access 2010
Cuando entramos a la Apliaccion ACCESS 2010 encontramos un entorno muy similar a las otras aplicaciones de Office (Word, Excel, Power Point, etc) como son las pestañas, en este caso vamos a encontrar: Archivo, Inicio, Crear, Datos, Externos y Herramientas de Base de Datos.
Si determinamos que vamos a crear una base de datos en blanco, continuamos en la parte intermedia derecha en donde encontramos la opción: Nombre de Archivo, aquí establecemos el nombre de la base de datos y en el siguiente renglón encontramos la ruta donde se va a guardar el la base de datos, si se quieren cambiar estos parámetros ingresamos con clic en el icono de la carpeta
y nos dara la siguiente opcion:
Es importante determinar donde se va almacenar la base de datos y que extensión va atener ya que si la base de datos se guarda en formato 2007 y posteriormente la queremos abrir en 2003 o 2000 se podrán tener inconvenientes de ya que no reconocerá los objetos, pero si guardamos la base de datos en en formato 2000 o 2003 extensión mdb, no tendremos inconvenientes en abrirla en Access 2010.
Se da asigna el nombre en Nombre de archivo y el tipo de Base de datos (2007, 2003, 2000) y Aceptar. Nos deja en la pantalla anterior y de damos clic en Crear
Una vez se asigna el nombre de la base de datos, estamos listos para la creación de la tablas.
Creación de Tablas
Una vez creamos la base de datos, nos deja ubicados en la pestaña Campos, Herramientas de la tabla (Amarillo).
En la parte izquierda encontramos el icono de una escuadra y un lápiz, el cual nos da 2 opciones
Vista de hoja de Datos
Vista de Diseño
Ingresamos a la vista de Diseño en donde básicamente vamos a dar la estructura de la tabla, posterior-mente nos va a solicitar el nombre de la tabla.
Para lo cual nos deja en la siguiente imagen
En nombre del campo por defecto aparece id y se identifica al lado izquierdo por una llave amarilla, esto de da con el fin de identificarlo como una llave primaria, lo cual implica que nuestra tabla debe tener una un campo que debe ser irrepetible, y no debe contener valores nulo, por ejemplo el numero de identificación como la cédula en donde ninguna persona va tener el mismo numero. Para lo cual aquí vamos de determinar el nombre de los campos de nuestra tabla.
Seguido al nombre del campo se tiene Tipo de dato, de acuerdo al tipo de dato tenemos que determinarlo si es Autonumero, numérico, texto, fecha, etc. Una vez que seleccionamos el campo en la parte inferior se van a dar la características del mismo, en donde podrán establecer diferentes criterios como por ejemplo:
Para el caso de Autonumero se tiene: tamaño del campo, nuevos valores, formato, indexado, etiquetas inteligentes, alineación del texto. Para cada característica se encontrara un descripción en la parte derecha.
La creación de la tabla consiste en asignar el el nombre de los campos y seleccionar el tipo de dato de estableciendo las propiedades necesarias acuerdo a la información que se va almacenar.
Ejemplo de como quedaría la tabla Clientes.
Una vez que tenemos la primera tabla le damos click derecho en la pestaña de la tabla (en este caso clientes) y seleccionamos guardar.
Nota: En la vista de Diseño tenemos activa esta parte del menú.
Vista: Vista de Hoja de Datos, es el forma de ingresar información
Vista de diseño, como se crea la estructura de la Tabla.
Llave Primaria: Para cambiar la llave primaria a otro campo, no ubicamos y damos un clic.
Insertar Filas: Si se desea insertar un Filas (similar como en Excel).
Eliminar Filas: Si se desea eliminar Filas (similar a Excel)
Hoja de propiedades: Nos da las características de la Tabla (ver imagen siguiente).
Indices: Muestra los datos de la tabla que esta indizada (indice permite marcar un campo para que las consultas sean mas rápidas)
Una vez que tenemos el objeto Tabla cerrado, le damos clic derecho sobre el nombre de la tabla podemos tener las opciones de: Vista de diseño: Ingresar nuevamente a este proceso; importar y exportar es traer o llevar datos a otras aplicaciones; recopilar es actualizar datos a través de correo electrónico (Outlook); Cambiar el nombre es para renombrar la tabla; Ocultar en este grupo es ocultar la tabla, la volvemos visible en personalizado; cortar y copiar seleccionar la tabla y pegarla en otra ubicación o grupo; Propiedades características de la tabla.
Una vez estan creadas las tablas podemos ingresar a la opción Vista de Hoja de Datos o simplemente le damos clic en la tabla. y comenzamos a ingresar la información.
En donde también se tiene activo el menú de Inicio los cuales funcionan de una manera muy similar a Word, Excel con las funciones de Filtros, ordenar ascendente y descendente, guardar, actualizar, samer totales, revisión ortográfica, buscar, reemplazar, fuente, tamaño y color de las letras, justificaciones, etc; todo ello opera sobre los registros que contienen datos
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